林業：発注フローを可視化して人為的ミスをなくそう！

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課題

弊社では木材加工製品の販売を行っているのですが、その材料である材木の発注フローで問題があります。

実際に加工製品を制作する工場、加工製品や材木の管理を行う本部、そして材木を保管している倉庫と3つの営業所が存在します。弊社では工場が材木を発注する際には必ず本部を通してFAXにて申請をするというルールになっています。

 

FAXでの申請となると、工場でいちいち発注書を印刷して本部へ送信し、本部ではFAXで送られてきた発注書を確認し、あらたに倉庫向けへの発注書を作成し送信となるので確認に時間がかかりますし、用紙のコストもかかってしまいます。

なにより、本部は土日が定休日ですのでその間の発注は月曜日まで待たなくてはいけなく、さらに発注書そのものを紛失してしまうなどヒューマンエラーが発生する可能性が高いのです。どうにか今の運用ルールそのままで発注状況を可視化する方法はないものでしょうか。

ご提案

FAXでのやりとりは確認する人に依存する要素が高く、どうしてもミスは起こりうるものですね。

 

発注など申請承認作業を可視化するならrakumoワークフローがおすすめです。

rakumoワークフローはGoogle Workspace（旧G Suite）と連携した電子申請システムです。

 

自由に申請テンプレートを作成したり、承認ルートを設定したり、それらの状況を可視化することができます。

 

このrakumoワークフローで現在FAXで送信している発注書と同じテンプレートを作成し、

工場→本部→倉庫という申請ルートを設定しておけば、誰がいつ申請承認をしたか、はたまた誰のところで処理が止まっているかを常に確認することができます。

紙ベースでの管理とは違い、過去の発注履歴を保管しておけますしなにより確認ミスや発注忘れなどのヒューマンエラーをなくすことができます。

結果

rakumoワークフローを導入して発注を電子化したことで、提案通り発注関連の漏れやミスなどがなくなりました！

スマホやタブレットでいつでも状況を確認できますので発注した工場側はちゃんと申請が通っているのか？など材木到着までヤキモキすることがなくなりましたね。

 

なにより今まで印刷にかかっていた用紙コストが削減できたことで、経済的にもかなり助かりました！

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